Privacy toelichting voor ouders                                                               
 
Hoe gaat VGSK om met persoonsgegevens
Contactgegevens VGSK
Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van de school:
Dhr. D. Vonck (algemeen directeur)
 
Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming :
H.C. Heurter, h.heurter@heutink-ict.nl.
 
VGSK verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. We vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Wij zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.
 
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
Wij verwerken persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto's en video's) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
 
Welke gegevens verwerken wij van uw kind
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij VGSK.
 
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Wij zullen u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
 
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
 
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
 
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van VGSK. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
 
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijn van gemaakte examens is bijvoorbeeld 2 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Gegevens uit de leerling administratie worden over het algemeen 7 jaar bewaard. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven.
 
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
VGSK stelt u in staat om gebruik te maken van de wettelijke rechten vanuit de privacy-wetgeving.
Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om een afspraak te maken om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van VGSK. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
U heeft altijd het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
Uw kind heeft het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
 
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).


Beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens

Contactgegevens is onderverdeeld in de volledige set:
Naam, voornaam, e-mail, opleiding;
Geboortedatum, geslacht;
Overige gegevens te weten:
Adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;
 
Leerling nummer, Nationaliteit en geboorteplaats, Contactgegevens  Ouders, voogd
Medische gegevens (op eigen verzoek, vrijwillig)
Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen);
 
Godsdienst (op eigen verzoek, vrijwillig)
Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag).
 
Studievoortgang
Gegevens die betrekking hebben op de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde studieresultaten van de ouders.
 
Onderwijsorganisatie 
Gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, schoolpasjes enz.
 
Financiën            
Gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)
 
Beeldmateriaal
Foto's en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming.
Pasfoto's worden alleen gebruikt voor identificatie (pasje) en als aanvulling op het dossier; voor het overige gebruik van beeldmateriaal vragen wij u om uw toestemming via een formulier "Toestemmingsverklaring beeldmateriaal". Jaarlijks vragen wij u of u uw toestemming een jaar wilt verlengen.
U kunt op elk moment uw toestemming ook weer intrekken. Daarvoor kunt u zich melden bij de schoolleiding.
 
Overige gegevens
Andere dan de hierboven genoemde gegevens als die verwerkt moeten worden op basis van een andere wet (waaronder BSN).